Tinjauan Fase Analisis Sistem

     BAB II

TINJAUAN PUSTAKA

2.1 Analisis dan Perancangan Sistem Informasi

 Analisis perancangan sistem informasi merupakan proses menganalisis kebutuhan infomasi pengguna/pemakai sistem dan proses menganalisis kendala dalam perancangan sistem. Proses ini sangat bermanfaat untuk menerjemahkan kebutuhan pemakai informasi ke dalam suatu rancangan yang dapat digunakan untuk memenuhi kebutuhan informasi pengguna/pemakai sistem tersebut.

Menurut Amsyah ( 2005, 27 ) “ Sistem adalah elemen-elemen yang saling berhubungan membentuk satu kesatuan atau organisasi.” Dari pendapat tersebut dapat diartikan bahwa sistem merupakan sekumpulan elemen-elemen  yang saling berelasi dan berinteraksi, serta hubungan antara objek atau komponen bisa dilihat sebagai satu kesatuan yang dirancang untuk mencapai suatu tujuan. Dalam hal ini sistem dapat di interprestasikan terdiri dari bagian – bagian, memiliki hubungan (berinteraksi), merupakan kesatuan yang utuh  dan memiliki tujuan membentuk organisasi.

 Selanjutnya, Ladjamudin (2005, 3) berpendapat bahwa “Sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran tertentu”.Adapun Pendapat lain dari Jogiyanto (1990, 5) mengenai sistem yaitu “Suatu kesatuan yang terdiri dari dua atau lebih komponen atau subsistem yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan tertentu”.

Sedangkan Djhot (2001) berpendapat bahwa sistem merupakan:  

Agregasi atau pengelompokan objek-objek yang dipersatukan oleh beberapa bentuk interaksi yang tetap atau saling tergantung, sekelompok unit yang berbeda, yang dikombinasikan sedemikian rupa oleh alam atau oleh seni sehingga membentuk suatu keseluruhan yang integral dan berfungsi, beroperasi, atau bergerak dalam satu kesatuan.

Dari beberapa pengertian di atas dapat diketahui bahwa ada beberapa persamaan dari para ahli, seperti yang dikemukakan oleh Ladjamudin dan Jogiyanto bahwa sistem prosedur, komponen, ataupun subsistem yang saling berhubungan untuk mencapai saran atau tujuan tertentu. Sedangkan Amsyah dan Ladjamudin memiliki pendapat bahwa sistem itu merupakan kumpulan elemen dan prosedur dalam suatu jaringan kerja.

Selain persamaan, beberapa pendapat di atas juga memiliki perbedaannya masing-masing. Djhot memiliki pendapat yang sangat berbeda dengan yang lainnya. Djhot berpendapat bahwa sistem yang saling tergantung itu dikombinasikan  sedemikian rupa oleh alam atau seni.Dari pengertian, persamaan, dan perbedaan di atas dikemukakan bahwa  suatu sistem adalah beberapa prosedur, komponen atau subsistem yang saling berkaitan untuk menyelesaikan kegiatan secara bersamaan demi tercapainya suatu tujuan atau sasaran tertentu.

2.1.1 Tahapan Pengembangan Sistem

 Dalam pengembangan sistem informasi ada yang dikenal dengan siklus hidup sistem, gunanya yakni untuk menggambarkan proses membangun sistem informasi secara terstruktur dan teratur. Beberapa kerangka kerja pengembangan sistem didasarkan pada siklus hidup pengembangan sistem atau systems development life cycle (SDLC). 

 Kendall & Julie (2006) mendefenisiskan systems development life cycle sebagai “pendekatan bertahap untuk melakukan analisa dan membangun rancangan sistem dengan menggunakan siklus yang spesifik terhadap kegiatan pengguna”. Sedangkan menurut Leod (2004) “systems development life cycle adalah penerapan pendekatan sistem untuk mengembangkan dan menggunakan sistem berbasis komputer”.Adapun persamaan pendapat yang dimiliki dari kedua ahli diatas bahwa siklus hidup pengembangan sistem adalah pendekatan untuk melakukan analisa, dan perancangan sistem. Sedangkan perbedaannya adalah pendekatan menurut Kendall dilakukan menggunakan siklus spesifik dan menurut Leod pendekatan yang dilakukan untuk mengembangkan sistem berbasis komputer.

 Dari dua pendapat diatas systems development life cycle (SDLC) dikemukakan bahwa suatu konsep pendekatan yang berfungsi untuk menggambarkan tahapan-tahapan utama dalam pengembangan sistem seperti melakukan analisa dan membangun racangan sistem.

            Menurut Kendal dan Julie (2007) ada 7 tahapan dalam systems development life cycle (SDLC) yakni:

1.      Identifikasi permasalahan, kesempatan dan tujuan

2.      Penentuan persyaratan informasi pengguna

3.      Analisa kebutuhan sistem

4.      Perancangan sistem yang telah direkomendasi

5.      Pengembangan dan dokumentasi perangkat lunak

6.      Menguji sistem

7.      Implementasi dan evaluasi sistem 

                                        Gambar 1. Pengembangan sistem

 Sumber: Kendall & Julie (2006, 10) 

2.1.2 Analisis Sistem

Proses analisis sistem sangat penting untuk memberikan pemahaman kepada kita tentang sistem yang sudah ada dan kemudian mengembangkan sistem menjadi lebih baik untuk memenuhi kebutuhan informasi.

Menurut Yulianto (2009, 37) “Analisis sistem sebagai suatu kegiatan untuk melihat sistem sebelumnya yang telah berjalan, kemudian melihat bagian mana yang memerlukan perbaikan dan mana yang sudah baik, setelah itu mendokumentasikan kebutuhan yang akan dipenuhi dalam sistem yang baru”.

 Sejalan dengan pendapat di atas Astuti (2008) mendefenisikan bahwa analisis sistem adalah 

Penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh kedalam bagian-bagian komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasikan dan mengevaluasi permasalahan, kesempatan, hambatan yang terjadi dan kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan.

Berdasarkan dua pendapat di atas  definisi analisis sistem adalah suatu kegiatan yang dimaksudkan untuk mengidentifikasikan dan mengevaluasi permasalahan, kesempatan, hambatan yang terjadi dan kebutuhan yang diharapkan lalu dapat disimpulkan mana yang baik dan belum baik sehingga dapat diusulkan perbaikan untuk sistem baru.

Analisis sistem merupakan bagian dari tahapan dalam proses perancangan  sistem yang menjadi fondasi dalam menentukan keberhasilan sistem yang akan dihasilkan nantinya. Setiawan (2011, 7) menjabarkan lebih detail lagi mengenai defenisi analisis sistem yaitu

Teknik pemecahan masalah yang menguraikan bagian-bagian komponen dengan mempelajari secara bagus bagian-bagian komponen tersebut bekerja dan berinteraksi untuk mencapai tujuan mereka. Analisis sistem adalah sebuah istilah yang secara kolektif mendeskripsikan fase-fase awal pengembangan sistem.

 Fase analisis sistem menjadi acuan yang penting dalam pengembangan sistem. Menurut Setiadi (2010) terdapat empat tahap atau langkah umum dalam analisis sistem yaitu: 

1.      Survei sistem berjalan

2.      Mengidentifikasi kebutuhan informasi pemakai

3.      Mengidentifikasi kebutuhan sistem yang perlu untuk memenuhi kebutuhan informasi pemakai

4.      Penyajian laporan analisis sistem 

                                               Gambar 2. Tahapan Analisis sistem 

Sumber : Yulianto (2009, 38)

 Pada gambar 2. di atas tahapan analisis sitem dibagi menjadi 5 langkah dimana setiap proses yang dilalui perlu dilakukan dokumentasi, adapun penjelasan dari setiap fase analisis sistem di atas menurut Yulianto (2009, 39) yaitu :

1.      Penetapan ruang lingkup

Fase ini memiliki tugas : Mengidentifikasi Masalah Awal yang ada pada sistem saat ini, seperti seberapa urgensi, tingkat visibilitas, berapa keuntungan yang akan diperoleh dari pemecahan masalah, prioritas dan penetapan solusi untuk memecahkan masalah, Menegosiasikan ruang lingkup untuk proyek pengembangan sistem, Menilai kelayakan proyek, mengembangkan jadwal dan anggaran awal, dan mengkomunikasikan rencana proyek.

2.      Analisis Masalah

Fase ini memiliki tugas: Memahami bidang masalah, menganalisis masalah-masalah dn kesempatan-kesempatan, menganalisis prosesproses bisnis, menentukan tujuan-tujuan perbaikan sistem, memperbaharui rencana proyek, dan mengkomunikasikan penemuanpenemuan dn rekomendasi.

3.      Analisis persyaratan

Fase ini memiliki tugas: mengidentifikasi dan menyatakan kebutuhan/persyaratan bisnis, membuat prioritas persyaratan sistem, memperbaharui atau memperhalus rencana proyek, dan mengkomunikasikan pernyataan kebutuhan/persyaratan.

4.      Desain logic

Pada fase ini akan digambarkan berbagai model sistem untuk mendokumentasikan persyaratan untuk sistem baru dan sistem yang ditingkatkan.

5.      Analisis keputusan

Pada fase ini akan ditemukan solusi, menganalisis solusi dan rekomendasi sebuah sistem yang akan dirancang, dibangun dan diimplementsikan.

2.1.3 Desain Sistem

Setelah mendapat gambaran apa yang dilakukan pada tahap analisis sistem, tahap berikutnya adalah perancangan (design) sistem. 

Menurut Mahyuzir (1989) “Perancangan sistem adalah proses menentukan bagaimana suatu sistem akan menyelesaikan apa yang harus diselesaikan, menyangkut konfigurasi komponen hardware dan sorfware dari sistem sehingga setelah instalasi akan benar-benar memuaskan penggunanya”.

Dari pendapat Mahyuzir di atas perancangan sistem menyangkut mengkonfigurasikan komponen-komponen perangkat keras dan perangkat lunak dari suatu sistem, sehingga setelah instalasi sistem selesai rancang bangun yang dihasilkan dapat memberikan kepuasan penggunanya. Setiadi (2010, 4) menyatakan 2 tujuan utama dari desain sistem yakni “untuk memenuhi kebutuhan pemakai sistem, dan memberikan gambaran yang jelas dan rancang bangun yang lengkap kepada pemrogram komputer dan ahli teknik yang terlibat”. 

 Untuk mencapai tujuan di atas, menurut Setiadi (2010, 4)  analis sistem harus dapat mencapai sasaran – sasaran sebagai berikut 

1.      Desain sistem harus berguna, mudah dipahami dan nantinya mudah digunakan.

2.      Desain sistem harus dapat mendukung tujuan utama perusahaan.

3.      Desain sistem harus efisien dan efektif untuk dapat mendukung pengolahan transaksi, pelaporan manajemen dan mendukung keputusan yang akan dilakukan oleh manajemen, termasuk tugas – tugas lainnya yang tidak dilakukan oleh komputer.

4.      Desain sistem harus dapat mempersiapkan rancang bangun yang terinci untuk masing – masing komponen dari sistem informasi yang meliputi data, informasi serta pengendalian intern.

2.1.4 Analisis PIECES

 Dalam pengembangan suatu sistem akan terjadi beberapa perubahan didalamnya dari sistem yang lama ke sistem yanga baru. Untuk menentukan suatu sistem baru itu layak atau tidak, maka diperlukan suatu analisis terhadap kriteriakriteria yaitu kinerja (Performance), informasi (Information), ekonomi (Economic), kontrol (Control), efisiensi (Efficiency), dan pelayanan (Services) yang lebih dikenal sebagai Analisis PIECES.

 Menurut Al fatta (2007, 51) metode yang menggunakan enam variable PIECES, sebagai berikut:

1.      Performance (Analisis Kinerja) 

Masalah kinerja terjadi ketika tugas-tugas bisnis yang dijalankan tidak mencapai sasaran. Kinerja diukur dengan jumlah produksi dan waktu tanggap. Jumlah produksi adalah jumlah pekerjaan yang bisa diselesaikan selama jangka waktu tertentu. Pada bagian pemasaran, kinerja diukur berdasarkan volume pekerjaan. Pangsa pasar yang diraih, atau citra perusahaan. Waktu tanggap adalah keterlambatan rata-rata antara suatu transaksi dengan tanggapan yang diberikan kepada transaksi tersebut.

2.      Information (Analisis Informasi)

Informasi merupakan komoditas krusial bagi pengguna akhir. Evaluasi terhadap kemampuan sistem informasi dalam menghasilkan informasi yang bermanfaat perlu dilakukan untuk menyikapi peluang dan menangani masalah yang muncul. Dalam hal ini meningkatkan kualitas informasi tidak dengan menambah jumlah informasi, karena terlalu banyak informasi malah akan menimbulkan masalah baru. Situasi yang membutuhkan peningkatan informasi meliputi.Kurangnya informasi mengenai keputusan atau situasi yang sekarang, Kurangnya informasi yang relevan mengenai keputusan atau situasi sekarang., Kurangnya informasi yang tepat waktu, Terlalu banyak informasi, Informasi tidak akurat, Informasi juga dapat merupakan fokus dari suatu batasan atau kebijakan. Sementara analisis informasi memeriksa output sistem, analisis yang tersimpan dalam sebuah sistem. 

3.      Economic (Analisis Ekonomi)

Alasan ekonomi barangkali merupakan motivasi paling umum bagi suatu proyek. Pijakan bagi kebanyakan manajer adalah biaya atau rupiah. Persoalan ekonomis dan peluang berkaitan dengan masalah biaya. Adapun hal-hal yang harus diperhatikan dapat disimak berikut:

a.       Biaya

b.      Keuntungan

4.      Control  (Analisis Kontrol/Keamanan)

Tugas-tugas bisnis perlu dimonitor dan dibetulkan jika ditemukan kinerja yang di bawah standar. Kontrol dipasang untuk meningkatkan kinerja sistem, mencegah, atau mendeteksi kesalahan sistem, menjamin keamanan data, dan persyaratan. Adapun hal-hal yang perlu diperhatikan adalah:

a.       Keamanan atau kontrol yang lemah

b.      Kontrol atau keamanan berlebihan

5.      Efficiency (Analisis Efisiensi)

Efisiensi menyangkut bagaimana menghasilkan output sebanyakbanyaknya dengan input yang sekecil mungkin. Berikut adalah suatu indikasi bahwa suatu sistem dapat dikatakan tidak efisien:

a.       Banyak waktu yang terbuang pada aktivitas sumber daya manusia, mesin, atau komputer.

b.      Data dimasukkan atau disalin secara berlebihan.

c.       Data diproses secara berlebihan.

d.      Informasi dihasilkan secara berlebihan.

e.       Usaha yang dibutuhkan untuk tugas-tugas terlalu berlebihan.

f.        Material yang dibutuhkan untuk tugas-tugas terlalu berlebihan.

6.      Services (Analisis Layanan)

Berikut adalah keriteria penilaian dimana kualitas suatu sistem bisa dikatakan buruk:

a.       Sistem menghasilkan produk yang tidak akurat.

b.      Sistem menghasilkan produk yang tidak konsisten.

c.       Sistem menghasilkan produk yang tidak dipercaya.

d.      Sistem tidak mudah dipelajari.

e.       Sistem tidak mudah digunakan.

f.        Sistem canggung untuk digunakan.

g.      Sistem tidak fleksibel.

             

 Berdasarkan uraian di atas, analisis sistem dilakukan untuk menghasilkan suatu laporan tertulis yang digunakan untuk mengidentifikasi masalah dari suatu sistem yang diterapkan guna mendapatkan gambaran tentang keadaan sistem yang sedang diterapkan. Hal ini, untuk menyelesaikan masalah yang terjadi dan sebagai referensi bagi pemimpin dalam pengambilan keputusan. Apakah akan dilakukan perbaikan terhadap sistem lama atau mengubah sistem lama ke sistem baru yang lebih baik.

2.1.5 Alat Bantu Perancangan Sistem

Dalam merancang suatu sistem terdapat banyak hal yang harus diperhatikan sehingga perlu digunakan alat bantu untuk memodelkan aplikasi yang akan dibuat. Simatupang (2011) mengemukakan bahwa “Terdapat banyak bentuk model yang dapat digunakan dalam perancangan sebuah sistem antara lain model narasi, prototype, model grafis atau diagram dan lain sebagainya”

Dalam hal ini, tidak menjadi masalah model mana yang akan digunakan asalkan pemodelan yang dibuat harus mampu mempresentasikan visualisasi bentuk sistem yang diinginkan pemakai, karena sistem akhir yang dibuat bagi pemakai akan diturunkan dari model. Pada dunia pemodelan sistem terdapat sejumlah cara merepresentasikan sistem melalui diagram misalnya; Flowchart, Data flow diagram (DFD) dan lain sebagainya. Dibawah ini akan dijelaskan lebih lanjut mengenai pemodelan sistem melalui flowchart dan data flow diagram. 

Menurut Pariyanto (2010, 5) “Flowchart adalah teknik penyusunan instruksi untuk penulisan program komputer terstruktur dengan menggunakan gambar-gambar/simbol-simbol”. Tujuan utama dari alat bantu  flowchart biasanya menggambarkan tahapan masalah yang ada dalam sistem secara sederhana dan jelas menggunakan simbol-simbol standar.

Ada beberapa kelebihan flowchart menurut Harsono (2012, 6) yaitu sebagai berikut: 

1.      Flowchart membantu (mempermudah) programmer dalam mendesain program, sebagai spesifikasi program, sebagai alat verifikasi dan sekaligus untuk dokumentasi program.

2.      Dalam proses desain, flowchart dapat membantu memecahkan persoalan yang cukup kompleks kedalam serangkaian instruksi.

3.      Dalam proses verifikasi, flowchart lebih mudah diperiksa oleh seorang quality control (QC) dari pada langsung memeriksa source code (instruksi-instruksi) program, atau flowchart dapat mempermudah pekerjaan QC tersebut dalam pemeriksaan kualitas program.

4.      Flowchart dapat digunakan sebagai dokumen spesifikasi proses dalam pembuatan Data Flow Diagram.

Adapun mengenai pengertian data flow diagram yang dijabarkan oleh Simanjuntak (2012, 26) yaitu

Data Flow Diagram adalah alat pembuatan model yang memungkinkan profesional sistem untuk menggambarkan sistem sebagai suatu jaringan proses fungsional yang dihubungkan satu sama lain dengan alur data, baik secara manual maupun komputerisasi. DFD ini sering disebut juga dengan nama Bubble chart, Bubble diagram, model proses, diagram alur kerja, atau model fungsi.

            Beberapa kelebihan data flow diagram menurut Purnama (2012) yaitu:

1.      Adanya pembagian sistem kedalam sub-sub sistem berdasarkan alur data pada sistem

2.      Adanya data store dan alur data (masuk atau keluar) pada sistem

3.      Adanya unsure-unsur eksternal, yaitu sumber dan tujuan dari sistem.

2.2 Repositori Institusi

Repositori sering dimaknai sebagai suatu tempat penyimpanan berbagai jenis koleksi dari suatu institusi atau lembaga. Keberadaan repositori institusi telah menjadi suatu infrastruktur penting bagi perguruan tinggi dengan menyediakan akses penuh dan terbuka untuk hasil-hasil penelitian sivitas akademikanya.

Menurut Pendit (2003, 2) “Repositori institusi merupakan perwujudan dari perpustakaan digital yang lebih mengkhususkan dalam mengelola koleksi local content dan grey literature dari suatu institusi”.

Pengertian lain mengenai Repositori institusi menurut Siregar (2011, 2) “Institutional Repository (IR) adalah suatu locus untuk mengumpulkan, memelihara, dan mendiseminasikan dalam bentuk digital keluaran suatu institusi terutama insitusi penelitian”.

Dari beberapa pendapat di atas repositori institusi merupakan suatu tempat penyimpanan yang gunanya untuk mengelola koleksi local institusi, mengumpulkan karya-karya institusi, mengelola karya-karya tersebut agar terpelihara dan dapat digunakan kepada pengguna repositori institusi, dan mendistribusikan kembali karya yang sudah dikelola dengan sistem informasi yang tepat sesuai dengan kemampuan dan kebutuhan penggunannya.

2.2.1 Manfaat Repositori Institusi

 Manfaat dari penerapan repositori institusi menurut Sutedjo (2014, 3) adalah sebagai berikut:

1. Untuk mengumpulkan karya ilmiah-intelektual sivitas akademika dalam satu lokasi agar mudah ditemukan kembali baik melalui google maupun mesin pencari lainnya.

2. Untuk menyediakan akses terbuka terhadap karya ilmiah-intelektual yang dihasilkan sivitas akademika dan menjangkau khalayak lebih luas lagi dengan tempat dan waktu yang tak terbatas.

3. Untuk meningkatkan dampak dari karya ilmiah-intelektual yang dihasilkan sivitas akademika.

4. Untuk mempromosikan karya ilmiah-intelektual yang dihasilkan sivitas akdemika.

5. Sebagai etalase dan tempat penyimpan yang aman untuk hasil penelitian sivitas akademika.

6. Untuk menyediakan URL jangka panjang bagi karya ilmiah-intelektual hasil penelitian sivitas akademika.

7. Apabila terjadi plagiasi terhadap karya ilmiah-intelektual yang dipublish di repositori institusi akan mudah diketahui dan ditemukan.

8. Untuk menghubungkan publikasi sivitas akademika/peneliti dari halaman web mereka (web personal dosen/peneliti)

2.2.2 Pengembangan Repositori Institusi

 Pengembangan repositori perpustakaan sangat berguna bagi terciptanya suatu perpustakaan sebagai pusat belajar dan sumber informasi dalam suatu institusi. Kebutuhan akan informasi yang terus meningkat, menuntut setiap organisasi maupun institusi untuk terus meningkatkan kualitas dari pelayanan dan produk informasi yang dihasilkannya. Oleh sebab itu, repositori institusi sebagai sarana dari lembaga informasi yang mendukung terjadinya distribusi informasi kepada pengguna dituntut untuk terus berkembang mengikuti arus perkembangan teknologi informasi saat ini.

 Menurut Hadi (2015) Strategi yang perlu disiapkan dalam pengelolaan dan pengembangan repositori antara lain:

1. Studi banding (benchmarking)

2. Sumberdaya manusia (pengelola repositori)

3. Perangkat keras dan lunak (hardware, software, jaringan, dsb.)

4. Prosedur dan dukungan pimpinan

5. Manajemen informasi muatan lokal

             

 Strategi pengembangan repositori institusi diatas dapat dijabarkan kembali secara mendalam seperti: 1) Studi banding (benchmarking) maksudnya ialah sebelum merencanakan pengembangan repositori sebaiknya dilakukan pengamatan ke lokasi lain atau ke repositori lain yang dianggap lebih baik, lebih maju dari repositori yang kita miliki manfaat dari kegiatan ini agar kita dapat mengetahui bagian yang perlu perbaikan dan memutuskan rencana baru yang ingin dilakukan; 2) SDM maksudnya disini pengembangan suatu sistem repositori juga tidak lepas dari peran penting pengelola sistem tersebut, baik dari kompetensi maupun keahlian mereka; 3) Perangkat keras dan lunak juga sangat berpengaruh dalam pengembangan repositori, dalam memutuskan perangkat apa yang dibutuhkan sistem harus sesuai dengan kebutuhan baik dari segi kualitas maupun kuantitasnya; 4) Prosedur dan dukungan pimpinan juga dibutuhkan agar proses pengembangan yang dilakukan berjalan sesuai aturan dan mendapat dukungan dari pimpinan; 5) Konten yang menjadi isi dari sistem yang akan dikelola harus diorganisasikan lebih dahulu, proses pengelolaan konten dapat dicontohkan dengan membuat metadata pada setiap dokumen yang akan diproses kedalam sistem

 Pengembangan repositori institusi memiliki beberapa tujuan seperti yang dikemukakan oleh Hasugian (2013) yaitu:

1.      Menyediakan akses terbuka terhadap keluaran institusi untuk memaksimalkan penggunaannya

2.      Menciptakan visibility global terhadap karya institusi, 

3.      Mengumpulkan konten pada lokasi tunggal; dan 

4.      Menyimpan dan memelihara aset digital institusi, termasuk literatur kelabu atau yang tidak diterbitkan yang mudah hilang

Tujuan pengembangan repositori institusi diatas pada dasarnya sebagai keterbukaan informasi atas suatu institusi atau organisasi. Keterbukaan informasi disini didukung dengan sistem repositori yang memberikan kemudahan terhadap akses informasi kedalamnya, namun kebebasan ini akan diikuti dengan batasan dan kewajiban bagi seseorang yang menggunakannya dengan beberapa aturan tertentu.

2.3 Standar  Metadata Repositori  

 Beragam standar metadata yang digunakan akan menjadi masalah pada saat integrasi dilakukan. Pada implementasinya, harus digunakan satu jenis metadata yang dapat menyatukan seluruh metadata yang akan digunakan sebagai format standar untuk pengumpulan data.Menurut Susilawati (2008) Standar metadata adalah “satu set terminologi serta definisi umum yang digunakan dalam metadata serta dipresentasikan dalam format terstruktur”.

Menurut Susilawati (2008) Secara umum, standar-standar  yang digunakan dalam skema metadata, antara lain: 

1.   CDWA (Categories for Descriptions of Works of Art): skema untuk deskripsi karya seni 

2.   DCMES (Dublin Core Metadata Element Set): skema umum untuk deskripsi beraneka ragam sumber digital

3.   EAD (Encoded Archival Description): skema untuk menciptakan sarana temu kembali bahan kearsipan (archival finding aids) dalam bentuk elektronik

4.   Gateway to Educational Materials: skema untuk bahan pendidikan dan pengajaran

5.   MPEG (Moving Pictures Experts Group) MPEG-7 dan MPEG-21: standar untuk rekaman audio dan video dalam bentuk digital

Primadesi (2012, 5) mengemukakan “Standar metadata yang umum digunakan di perpustakaan adalah MARC (Machine Readable Cataloging), METS (Metadata Encoding and Transmission Standard), MODS (Metadata Object Description Standard), dan Dublin Core”. 

2.3.1 Fungsi Penggunaan Metadata

 Metadata sering disebut dengan data tentang data atau informasi tentang informasi. Fungsi metadata dalam dunia perpustakaan dapat dicontohkan sebagai katalog perpustakaan, dimana katalog perpustakaan berisi data tentang dokumen, jika sebuah dokumen berisi data, maka katalog dapat disebut sebagai data tentang data.

 Ada beberapa fungsi metadata menurut Haynes (2004) seperti dikutip oleh Prasetya sebagai berikut: 

1. Sumber informasi (resources description)

Ini merupakan fungsi yang paling fundamental dari sebuah metadata. Karena sebuah data dapat diidentifikasi sebagai satu kesatuan berbeda dari data lainnya sehingga dapat ditemukan dengan menggunakan suatu pendekatan unik yang ada dalam metadata tersebut. 

2.        Temu kembali informasi (information retrieval) 

Metadata digunakan untuk memasukkan suatu istilah pada semacam konteks semantik, memberitahukan mesin pencari atau aplikasi lain bagaimana memperlakukan suatu unsur metadata sehingga suatu sumber informasi dapat ditemukan dengan istilah tersebut. 

3.        Pengelolaan informasi (management of information) 

Dengan adanya metadata, dapat ditentukan bagaimana melakukan pengelolaan informasi mengenai penyimpanan dan penemuan kembali sumberdaya informasi. 

4.        Manajemen hak cipta, kepemilikan dan otentisitas (right management, ownership and authenticity) 

Mendorong perkembangan metadata dalam dunia penerbitan khususnya media tercetak dan elektronik, menjadi suatu kebutuhan untuk mengelola hak intelektual tersebut dengan baik. Fungsi ini merupakan salah satu fungsi yang menjadi fokus utama untuk menghindari plagiarisme dan melindungi hak cipta atas suatu sumber informasi. 

5.        Interoperabilitas (interoperability) 

Merupakan kemampuan pertukaran data dalam berbagai sistem menggunakan perangkat lunak dan perangkat keras, serta struktur data. Dengan menggunakan metadata, sebuah sistem dapat mengidentifikasi informasi terstruktur yang kemudian sumber informasi tersebut menampilkan informasi sesuai dengan ketentuan tertentu.

             

Menurut Basuki (2000, 3) metadata memungkinkan pemakai untuk menentukan: 

1.   Ketersediaan informasi (apakah objek informasi itu ada atau eksis? Di manakah letaknya? Berapakah yang tersedia? Apakah kesemuanya itu sama?) 

2.   Kegunaan informasi (apakah otentik? Apakah baik? Bagaimana pemakai dapat menentukan apakah berguna atau tidak?)  

Berdasarakan beberapa pendapat di atas pada dasarnya fungsi metadata memudahkan temu kembali suatu informasi, menghindari plagiarisme dan melindungi hak cipta atas suatu sumber informasi, dan memberi petunjuk atas ketersediaan suatu informasi. Dari sekian banyak fungsi metadata yang paling penting ialah bahwa metadata juga sangat menentukan kualitas informasi yang didapatkan.

2.3.2 Standar Metadata Dublin Core

 Standar metadata Dublin Core merupakan standart metadata yang sangat sering digunakan untuk repositori institusi sebuah perguruan tinggi. Prasetya (2009, 26) menyatakan bahwa “Metadata Dublin Core adalah standart metadata yang sangat sering digunakan untuk repositori institusi sebuah perguruan tinggi”.

Seperti yang dikemukakan oleh Ajie (2012, 3) metadata Dublin Core memiliki beberapa kekhususan sebagai berikut: 

1.    Memiliki deskripsi yang sangat sederhana, 

2.    Semantic atau arti kata yang mudah dikenali secara umum, dan 

3.    Bersifat expandable yang memiliki potensi untuk dikembangkan lebih lanjut.

NISO mengemukakan metadata Dublin Core yang terdiri atas 15 unsur sebagai berikut:

Tabel 1.  Unsur Metadata Dublin Core

NO	Elemen	Keterangan
1.	Tittle	Judul dari sumber informasi
2.	Creater	Pencipta sumber informasi
3..	Subject	Pokok bahasan sumber infomasi, biasanya dinyatakan dalam bentuk kata kunci atau nomor klasifikasi.
4.	Description	Keterangan dari isi suatu sumber informasrupai, misalnya abstrak, daftar isi dan uraian.
5.	Publisher	Orang atau badan yang menginformasikan sumber informasi.
6.	Contributor	Orang atau badan yang ikut menciptakan sumber informasi
7.	Date	Tanggal penciptaan sumber informasi
8.	Type	Jenis sumber informasi, novel, laporan, peta, dan
		sebagainya
9.	Form	Bentuk fisik sumber informasi, format, ukuran, durasi sumber informasi
10	Identifier	Nomor atau serangkaian angka dan huruf yang mengidentifikasikan sumber informs contoh: URL atau alamat situs
11.	Source	Rujukan ke sumber asal atau suatu sumber informasi
12.	Language	Bahasa intelektual yang digunakan sumber informs
13.	Relation	Hubungan antara satu sumber informasi dengan sumber informasi lainnya
14.	Coverage	Cakupn isi ditinjau dari segi geografis dan cakupan waktu
15.	Relate	Pemilik hak cipta sumber informasi

Sumber : Niso (2013, 2)

            Contoh     metadata     Dublin     Core     seperti     yang     dipaparkan     oleh

Greenberg,yaitu: 

<dc:title>Godiva Chocolatier</dc:title>

<dcterms:alternative>Godiva store</dcterms:alternative>

<dc:creator>Nancy Confection</dc:creator>

<dc:creator>Confection, Nancy</dc:creator>

<dc:subject>Chocolate</dc:subject>

<dc:subject                                   xsi:type="dcterms:lcsh">Truffles

(Confectionery)</dc:subject>

<dcterms:created xsi:type=“dcterms.W3CDTF">

2008--6--28</dcterms:created>

<dc:identifier>http://www.godiva.com</dc:identifier>

<dcterms:abstract>Provides access to  collections, gifts, ….</dcterms:abstract>

Gambar 3. Contoh metadata Dublin Core

Sumber: Greenberg 2010, 8

            Dari contoh metadata Dublin Core di atas dapat dilihat bahwa dari beberapa element metadata yang terdapat pada contoh jelas bahwa metadata diatas mewakili metadata sebuah bahan pustaka yang berjudul “Godiva Chocolatier”, pengarangnya             “Nancy Confection”, subjeknya “Chocolate”, identifiernya

“http://www.godiva.com”, abstraknya “Provides access to  collections, gifts” , dan sebagainya.

2.4 Perangkat Lunak Pembangun Repositori 

 Perangkat lunak merupakan perintah (program komputer) yang dieksekusi memberikan fungsi dan petunjuk kerja seperti yang diinginkan. Rahman (2013, 4). mendefenisikan bahwa “Perangkat lunak adalah program komputer yang berfungsi sebagai sarana interaksi (penghubung) antara pengguna (user) dan perangkat keras (hardware)”.

            Apapun perangkat lunak yang digunakan suatu lembaga untuk membangun dan menjalankan repositori institusi mereka, yang perlu diperhatikan bahwa paket software tersebut mempunyai komponen terpenting seperti dikemukakan oleh Rahayu (2015, 6). seperti:

1.      Adanya interface untuk menambahkan konten ke dalam sistem

2.      Interface untuk search/browse/retrieve dari konten Repositori Institusi

3.      Adanya database untuk menyimpan konten

4.      Adanya interface administrative untuk mengelola konten dan adanya kegiatan preservasi 

Menurut Hamdani (2015) ada dua kategori lisensi perangkat lunak yang banyak dipakai, yaitu:

1.      FOSS (Free / Open Source Software) adalah dua istilah yang maksudnya hampir sama,yakni program yang tidak perlu biaya izin (free = bebas) digunakan dan kode sumbernya tidak dirahasiakan (open = tersedia), sehingga cara kerjanya dapat dipelajari, lalu dikembangkan, dan disebarluaskan. Contoh: Linux, OpenOffice, GIMP, Inkscape.

2.      PCSS (Proprietary / Closed Source Software) adalah program yang hanya dimiliki pembuatnya (terikat). Pengguna hanya dapat menggunakan jika membeli lisensi (mendapatkan izin). Pihak lain tidak dapat mempelajari cara kerjanya (tertutup), tidak pula mengembangkan dan menyebarluaskan. Contoh: Windows, MS Office, Photoshop, Corel Draw

Dalam membangun sebuah sistem repositori institusi sangat dibutuhkan perangkat lunak. Pemilihan perangkat lunak dapat dilakukan dengan 3 cara yaitu membangun sendiri, membeli produk yang sudah jadi dan memanfaatkan aplikasi open source. Membangun sendiri berarti harus mempunyai staf yang mempunyai pengetahuan tentang pemrograman atau menyewa tenaga outsourcing dan mempunyai tenaga pustakawan yang bertindak sebagai analis sistem. Adapun paket perangkat lunak gratis untuk menjalankan repositori seperti: DSpace (dikembangkan MIT US), Eprints (University of Southampton UK), Fedora, Inveno, Sobek CM, , Greenstone, i-Tor, dan sebagainya.

2.4.1 Perangkat Lunak Berbayar Pembangun Repositori

Perangkat lunak berbayar merupakan perangkat lunak yang dikembangkan untuk tujuan komersil, setiap pengguna yang ingin menggunakan atau mendapatkan perangkat lunak ini harus membeli atau membayar pada pihak yang mengembangkannya. Susanto (2016) menjelaskan bahwa,

“Pengguna yang menggunakan perangkat lunak berbayar umumnya tidak diijinkan untuk menyebarluaskan perangkat lunak tersebut secara bebas tanpa ijin penerbitnya. Contoh perangkat lunak berbayar ini misalnya, sistem microsoft windows, microsoft office, adobe photo shop, dan lain-lain”.

Adapun contoh perangkat lunak berbayar yang digunakan untuk menjalankan repositori institusi namanya akan disesuaikan dengan penerbit dari software itu sendiri, karena adanya larangan bagi pengguna untuk tidak menyebarluaskan perangkat lunak tanpa seijin penerbitnya  maka tidak dapat dapat diketahui secara pasti apa nama perangkat lunak berbayar yang pernah digunakan oleh sebuah organisasi untuk menjalankan repositori instutusi mereka. Kesamaan dari membangun perangkat lunak sendiri dengan membeli paket perangkat lunak adalah perangkat lunak ini akan dinamai sesuai kehendak penerbitnya.

 Jika dalam suatu institusi mereka membangun perangkat lunaknya sendiri untuk membangun repositori, maka nama perangkat lunak akan disesuaikan dengan kesepakatan institusi maupun penerbit/staf pemrograman serta semua pihak yang terlibat dalam penciptaan perangkat lunak tersebut.

Sebagai contoh Rahayu (2015, 6) menjelaskan bahwa “Perpustakaan ITS pada tahun 2006 – 2007 mengembangkan sendiri perangkat lunak yang digunakan untuk repositori institusi dengan nama Digital Library Search In Context” 

Pada contoh di atas dapat diketahui bahwa perpustakaan ITS mengembangkan sendiri perangkat lunak mereka dan menamai perangkat lunak yang mereka kembangkan sendiri dengan nama Digital Library Search In Context. Saat ini sudah banyak perpustakaan yang membangun repositori institusi mereka dengan mengembangkan perangkat lunak sendiri, biasanya perpustakaan akan bekerja sama dengan beberapa ahli seperti analis sistem dan programmer.

2.4.2 Perangkat Lunak Tidak Berbayar Pembangun Repositori

Perangkat lunak gratis/tidak berbayar ini lebih dikenal dengan istilah

freeware atau free open source software yang artinya memiliki makna yang sama, yaitu tidak berbayar dan kode sumbernya tidak dirahasiakan. Open Source tidak hanya bermakna kebebasan akses ke source code saja. Hamdani (2015) menyatakan open source juga merupakan:

1.      Sebuah komunitas kuat yang terdiri dari individu-individu yang lebih mengutamakan kepentingan dan kesejahteraan umum dibandingkan dirinya sendiri

2.      Seperangkat aturan lisensi software maksudnya open source bukan berarti tanpa lisensi, sebab ini berkaitan dengan hukum. Agar open source dapat menjadi legal di mata hukum, diperlukan aturan lisensi open source

3.      Sebuah model pengembangan software secara kolaboratif dimana setiap orang dapat ikut berpartisipasi dalam mengembangkan software

4.      Sebagai katalis yang membangkitkan bisnis dan model bisnis yang belum pernah ada sebelumnya; tidak ada bisnis dalam sistem open source itu sendiri, karena ia hanyalah alat; namun open source dapat digunakan untuk menjalankan bisnis dengan lebih efisien atau mengembangkan model bisnis baru di sekitar pemanfaatan open source

5.      Kekuatan yang mendorong percepatan software menjadi komoditi.

Jenis perangkat lunak komputer yang kode sumber pemogramannya terbuka bagi setiap pengguna maka, Setiap orang dapat melihat atau memodifikasi kodenya dan bisa juga mendistribusikannya kembali. 

Keuntungan dari menggunakan perangkat lunak open source ialah kita tidak hanya bisa menggunakan open source secara bebas tetapi kita juga bisa mengembangkan open source tersebut sesuai dengan keinginan dan kebutuhan kita, tentunya kebebasan itu tetap bertumpu pada etika dan peraturan yang telah ditetapkan sebelumnya. Perangkat lunak aplikasi open source bagi manajemen informasi dan perpustakaan seperti: archimede, ARNO, BePress, CDSware, Dspace, Eprints, Fedora, Greenstone, i-Tor, dan sebagainya (Rahman 2013, 15).

 DSpace paling disukai dan berdasarkan analisis kelayakan yang dilakukan oleh University of Arizona pada Table 2  menunjukkan bahwa DSpace menerima nilai tertinggi dalam analisis operasional, teknik, jadwal, dan analisis ekonomi.

             

Table 2. Laporan dari proses analisis sistem di university of Arizona 

                  Sumber: Soeb (2009, 202) 

Gambar 4. Menunjukan superioritas DSpace dibandingkan perangkat

lunak repositori institusi lainnya.

Sumber: Soeb (2009, 2)